Makalah Teknologi Perkantoran

TEKNOLOGI PERKANTORAN DALAM KANTOR

A.    PENGERTIAN TEKNOLOGI PERKANTORAN

Kata teknologi berasal dari bahasa Perancis, La Teknique yang artinya semua proses yang dilaksanakan dalam upaya untuk mewujudkan sesuatu secara rasional. Teknologi adalah keseluruhan sarana untuk menyediakan barang – barang yang diperlukan bagi kelangsungan dan kenyamanan hidup manusia. Menurut Iskandar Alisyahbana (1980 : 1), “Teknologi adalah cara melakukan sesuatu untuk memenuhi kebutuhan manusia dengan bantuan alat dan akal sehingga seakan – akan memperpanjang, memperkuat atau membuat lebih ampuh anggota tubuh, panca indera, dan otak manusia”.

Teknologi juga penerapan keilmuwan yang mempelajari dan mengembangkan kemampuan dari suatu rekayasa dengan langkah dan teknik tertentu dalam suatu bidang. Teknolgi merupakan aplikasi ilmu dan engineering untuk mengembangkan mesin dan prosedur agar memperluas dan memperbaharui kondisi manusia / paling tidak memperbaiki mausia pada beberapa aspek.

Kantor adalah suatu unit organisasi yang terdiri dari tempat, personel, dan operasi ketatausahaan untuk membantu pimpinan. Yang dimaksud tempat adalah ruangan, gedung, kompleks, serta perabot dan perlengkapannya, seperti mesin – mesin kantor dan perlengkapan lainnya yang mendukung aktivitas kerja.

Teknologi perkantoran adalah teknologi yang diaplikasikan dalam kegiatan perkantoran yaitu digunakan untuk mencatat, menghimpun, mengolah, memperbanyak, mengirim, dan menyimpan bahan – bahan keterangan secara efisien dengan menggunakan mesin – mesin kantor.

B.     MACAM – MACAM MESIN KANTOR

1.      Menurut Tenaga Penggeraknya

a.       Mesin manual, yaitu mesin – mesin yang digerakkan oleh tenaga manusia.

b.      Mesin listrik, yaitu mesin – mesin yang digerakkan oleh listrik atau baterai.

2.      Menurut Cara Kerja dan Komponen Mesinnya

a.       Mesin mekanik, yaitu mesin – mesin yang rangkaian komponennya tampak bergerak dalam operasinya.

b.      Mesin elektronik, yaitu mesin – mesin dengan rangkaian komponen elektrik.

3.      Menurut Fungsinya

a.       Mesin untuk mencatat

·         Mesin tulis

·         Mesin dikte

·         Mesin penomor

·         Asahan pensil

·         Mesin pencetak perangko

·         Stempel

·         Mesin pencatat uang kas

·         Mesin pencatat waktu (Time Recorder)

·         Mesin perekan gambar / suara

·         Scanner

·         Mesin penulis nominal cek

·         Mesin pencatat kehadiran

·         Alat penghitung

b.      Mesin untuk menghimpun

·         Pembuka surat

·         Mesin penjilid

·         Hechtmachine

·         Pemotong kertas

·         Stepler

·         Perforator

·         Stapler remover

c.       Mesin untuk mengolah

·         Mesin jumlah

·         Mesin hitung

·         Mesin penghitung uang

·         Mesin validasi keaslian uang

·         Timbangan elektronik

·         Mesin timbangan surat

·         Komputer

d.      Mesin untuk menggandakan

·         Mesin stensil (Stencil Duplicator)

·         Mesin stensil spiritus (Spirit Duplicator)

·         Mesin fotocopy

·         Risograph

·         Mesin perekam sheet

·         Mesin cetak (Offset)

·         Printer

·         Electronik copy board

e.       Mesin untuk mengirim

·         Telepon

·         Interphone

·         Teleprinter

·         Faxsimile / telecopier

·         Modem (modulator demodulator)

·         Mesin presentasi (OHP, LCD, Slide Proyektor, Film Strip)

·         Telefoto

·         Handy Talky (HT)

·         PMBX / PABX (Switch Board)

·         Handphone

f.       Mesin untuk menyimpan

·         Mikrofilm

·         Mesin penghancur kertas

·         Pelubang ketas (perforator)

·         Fire Proof Safe (penyimpan dokumen tahan api)

·         Mobile Filling System

·         Flopy disk

·         Hard disk

·         Compact disk

·         Flash disk

·         Komputer

Selain keenam kelompok mesin diatas, ada juga kelompok mesin pengaman dan mesin penyaman, sebagai berikut:

a.       Mesin Pengaman

·         CCTV (Close Circuit Television)

·         Pengaman data

·         Mesin penyimpan uang (brankas)

·         Peti uang (Cash box)

·         Micro film

·         Mesin laminating

·         Alarm

·         ATM

b.      Mesin Penyaman

·         Kipas angin (FAN)

·         Air Conditioner (AC)

·         Loudspeaker

·         Electronic Air Cleaner (penyaring udara elektronik)

·         Air Curtain (Tirai Udara)

·         Vacum Cleaner

C.    PEMELIHARAAN DAN PERAWATAN UMUM MESIN KANTOR

1.      Pemeliharaan dan Perawatan Barang

Manfaatnya yaitu:

a.       Barang – barang akan terpelihara dengan baik sehingga akan jarang terjadi kerusakan.

b.      Memperpanjang umur barang sehingga tidak perlu diganti dalam waktu singkat.

c.       Menghindari kehilangan karena terkontrok terus.

d.      Menghindari penyimpanan yang tidak teratur.

e.       Dengan terpelihara akan menghasilkan pekerjaan yang baik.

2.      Macam – Macam Pemeliharaan atau Perawatan Barang

a.       Menurut kurun waktu

·         Pemeliharaan sehari – hari

·         Pemeliharaan berkala

b.      Menurut jenis barang

·         Barang bergerak

·         Barang tidak bergerak

3.      Cara Pemeliharaan dan Perawatan Barang Kantor

a.       Selalu membersihkan barang secara teratur

b.      Selalu memperbaiki barang yang rusak

c.       Memperhatikan cara penyimpanan barang yang baik, benar, dan teratur sesuai dengan jenis dan kode masing – masing

d.      Selalu menyimpan kembali barang yang telah digunakan pada tempat semula dalam keadaan baik dan benar

e.       Selalu mengoperasikan atau menggunakan peralatan kantor sesuai petunjuk dan aturan pemakaiannya

4.      Pemeliharaan Mesin – Mesin Kantor

Pengurusan pemeliharaan mesin kantor dapat ditempuh dalam tiga cara sebagai berikut:

a.       Kontrak pemeliharaan

b.      Servis perorangan

c.       Servis kantor (company operated service)

5.      Langkah – Langkah Pemeliharaan Mesin Kantor

a.       Mesin Tik Manual

·         Bersihkan semua kotoran yang melekat pada body mesin tik dengan menggunakan kain lap halus

·         Bersihkan jari – jari tuts dengan mempergunakan sikat bulu yang halus

·         Periksa semua kunci, apakah semua dalam keadaan normal

·         Bersihkan penggulung kertas dengan membuka tutup silinder

·         Apabila dipandang perlu, bersihkan dengan meggunakan minyak mesin tik

·         Periksa pita mesin tik, apakah masih dalam keadaan baik untuk dipakai

·         Apabila menggunakn cairan  penghapus, mulailah mengetik lagi apabila penghapus itu sudah benar – benar mengering

b.      Mesin Tik Elektrik

·         Bersihkan mesin tik sebelum mulai mengetik

·         Periksa dahulu apakah semua kunci atau tuts dalam keadaan baik

·         Sebelum mulai mengetik, bebaskan dahulu semua kunci

·         Cara menekan kunci atau tuts secara perlahan sesuai dengan tebal tipisnya atau jumlah lembaran kertas yang akan diketik

·         Tenaga yang diperlukan sesuai dengan aliran listrik kantor

·         Apabila dalam keadaan tidak dipakai, steker hendaknya dicabut dari stop kontak

·         Tutuplah mesin dengan menggunakan penutup mesin

c.       Mesin Pelubang Kertas

·         Bersihkan lubang setiap saat

·         Pakailah sedikit minyak pada tempat – tempat tertentu agar tidak cepat berkarat dan pisau pelubang dapat lancar bergerak

·         Bukalah penutup pelubang kertas yang ada dibawah apabila potongan kertas yang ada didalam sudah penuh

·         Masukkan warkat yang akan dilubangi ke dalam mulut sesuai dengan kemampuan mesin pelubang kertas

d.      Mesin Penomor

·         Bersihkan bak tinta

·         Bersihkan indicator berikut kuncinya dengan mempergunakan sikat yang lunak

·         Silinder angka dibersihkan dengan menggunakan sikat yang halus

·         Bibir nomorator dibersihkan dengan menggunakan lap bersih sehingga apabila digunakan tidak mengotori kertas

e.       Mesin Penjepret Kertas

·         Bersihkan penjepret kertas setiap saat dengan menggunakan kain lap pada lubang pengatur dan perut kawat jepret

·         Apabila dipandang perlu, olesi sedikit minyak pada penjepret kertas

·         Pakailah untuk menjepret warkat sesuai dengan kemampuan penjepret kertas tersebut

f.       Mesin Pemotong Kertas

·         Bersihkan mesin dengan menggunakan kain lap yang bersih agar tidak berkarat

·         Minyakilah mesin pada bagian tertentu sehingga mesin mudah dioperasikan

·         Pergunakan mesin sesuai kemampuannya

g.      Mesin Stensil Manual

·         Bersihkan body mesin dengan menggunakan kain lap yang bersih

·         Bersihkan baki kertas dan baki penadah

·         Bersihkan pembungkus rol terhadap sisa – sisa tinta stensil yang melekat pada pinggir sebelah kanan dan kiri

·         Bersihkan semua kotoran yang melekat pada bagian mesin setelah penyetensilan

h.      Mesin Stensil Elektrik

·         Bersihkan body mesin terhadap semua kotoran yang melekat dengan menggunakan kain lap yang bersih

·         Bersihkan baik kertas dan baki penadah dari tinta stensil yang melekat

·         Cabutlah steker dari stop kontak setiap selesai melakukan penggandaan dan posisi mesin dalam posisi off

·         Bersihkan bekas tinta stensil yang melekat di kanan kiri rol atau silinder mesin

·         Pada tempat – tempat tertentu bersihkan dengan menggunakan alat sejenis sikat yang lunak

·         Tutuplah mesin setelah selesai menyetensil

D.    TEKNOLOGI PERKANTORAN DALAM KANTOR MAYA

Kantor maya muncul akibat perkembangan teknolgi komputer yang semakin pesat dan semakin kecil, seperti laptop, tablet, dan sebagainya. Kecenderungan orang untuk berpindah – pindah mobile sehingga pemanfaatan sarana telekomunikasi khususnya telepon seluler semakin diperlukan. Pemanfaatan sarana komunikasi dan jaringan internet utuk melakukan hal – hal yang sifatnya teleprocessing (ATM, e-commerce) tumbuh pesat. Hal – hal tadi didukung mahalnya sewa lahan di kota – kota besar mendorong tumbuhnya Kantor Maya, sehingga orang tidak lagi harus datang dan bekerja dalam kantor secara fisik kegiatan kantor dapat dilakukan dimana pun. Syaratnya hanya harus terhubung dalam komunikasi elektronik. Untuk keperluan ini banyak perusahaan maupun portal di internet menyediakan jasa kantor maya.

Keuntungan dari Kantor Maya sebagai berikut:

1.      Mengurangi biaya penyediaan fasilitas, seperti ruang, AC, furniture, mesin – mesin kantor dan sebagainya. Ruang kantor nantinya dapat hanya sebuah ruang tamu kecil, untuk sesekali bertatap muka antara penjual dan pembeli.

2.      Mengurangi biaya penyediaan peralatan. Peralatan kantor dapat dikurangi jumlahnya seiring dengan sedikitnya kebutuhan tenaga administratif.

3.      Mempunyai saluran komunikasi formal. Dengan terhubung dalam saluran komunikasi formal maka seluruh relasi usaha, rekan bisnis maupun konsumen, dapat berhubungan dengan perusahaan setiap saat tanpa terputus.

4.      Mengurangi pekerjaan – pekerjaan yang tertunda. Kantor maya tidak mengenal jam kerja maupun lembur, seluruh waktu yang ada adalah jam kerja, sehingga sebuah pekerjaan tidak harus dihentikan karena jam kerja telah selesai.

5.      Mendukung kegiatan sosial, orang-orang yang tidak dapat meninggalkan rumah menjadi bisa bekerja dengan tidak harus pergi ke kantor.

Kerugian dari Kantor Maya sebagai berikut:

1.      Kurang mempunyai rasa memiliki terhadap perusahaan, hal ini dapat muncul karena kegiatan sosial seperti tatap muka dan sambung rasa antara pimpinan dan bawahan jarang dilakukan

2.      Ketakutan kehilangan pekerjaan, banyak pekerjaan yang dilakukan oleh komputer maupun perusahaan penyedia layanan kantor maya, sehingga tenaga kerja yang dibutuhkan menjadi berkurang.

3.      Moral pekerja yang rendah, ini terkait dengan adanya kecenderungan sementara orang untuk berbuat tidak baik apabila tidak langsung bertatap muka (lempar batu sembunyi tangan). Pencegahan dapat dilakukan dengan memberikan kontrol yang  ketat pada pengamanan sistem komputer.

4.      Tekanan keluarga, hal ini muncul bila pekerjaan kantor dilakukan di rumah. Kegiatan - kegiatan dalam keluarga kadang menyita lebih banyak perhatian daripada beban kerja kantor.

Strategi yang dapat dilakukan untuk menerapkan kantor maya adalah:

1.      Menyediakan sumber daya komputer

2.      Menyediakan sarana akses ke sumber daya informasi

3.      Menyediakan perlengkapan non komputer

4.      Menyiapkan sarana telepon yang dapat di forward (dialihkan)

5.      Menyediakan kelengkapan untuk panggilan konferensi

6.      Membuat jadwal pertemuan reguler

7.      Melaksanakan urut – urutan pekerjaan secara teratur

Tiga hal penting yang menjadi wacana ekonomis dalam kantor maya sebagai berikut:

1.      Informasi, menjadi komoditas yang sangat vital terutama untuk membantu para manajer mengambil keputusan. Dalam kantor maya informasi tersimpan dan terdistribusi dengan baik dalam database perusahaan.

2.      Ide, dapat disebar luaskan segera ke seluruh kelompok pengambil keputusan dalam perusahaan untuk segera didiskusikan tanpa harus menunggu berkumpul terlebih dahulu. Ide juga dapat muncul dari ruang-ruang diskusi (board service).

3.      Intelijen, kegiatan mengumpulkan informasi dari stake holder dapat dilakukan lebih mudah karena banyak informasi yang bersifat terbuka.

E.     DAMPAK TEKNOLOGI PERKANTORAN

1.      Dampak Positif

a.       Terhadap Ketenagakerjaan

·         Peningkatan mutu tenaga kerja.

·         Meningkatkan kegairahan dan kedisplinan kerja.

·         Meningkatkan penghasilan bagi tenaga kerja.

·         Meringankan tenaga dan pikiran pegawai.

b.      Terhadap Prosedur Kerja

·         Mempercepat penyelesaian pekerjaan.

·         Menyederhanakan prosedur kerja / memperpendek mata rantau penyelesaian pekerjaan.

·         Memperlancar pekerjaan.

·         Mempermudah penyelesaian pekerjaan.

c.       Terhadap Hasil Kerja

·         Meningkatkan mutu hasil pekerjaan kantor.

·         Mempertinggi jumlah hasil pekerjaan.

·         Memenuhi standar mutu tertentu.

·         Memperoleh keseragaman bentuk, ukuran, dan jenis pekerjaan.

2.      Dampak Negatif

Dampak negatif perkembangan teknologi perkantoran pada umumnya dirasakan sekali, terutama yang menyangkut ketenagakerjaan dan penambahan biaya, yaitu sebagai berikut:

·         Mengurangi penggunaan tenaga kerja dan berakibat menambah pengangguran.

·         Kesulitan untuk mencari tenaga kerja yang memiliki tingkat keterampilan tertentu.

·         Menimbulkan rasa ketergantungan kepada mesin yang sulit akan menimbulkan pemborosan.

·         Dapat menimbulkan suara gaduh sehingga mengganggu pegawai lainnya.

·      Penggunaan mesin tertentu dapat memerlukan sarana penunjang lainnya yang memerlukan biaya.